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Coulisses de l'organisation d'une randonnée vélo

Vélizienne vous confie tous ses conseils pour l'organisation d'une randonnée vélo: avant, pendant, après; à quoi faut-il penser?

Coulisses de l'organisation d'une randonnée vélo

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Vélizienne vous confie tous ses conseils pour l’organisation d’une randonnée vélo: avant, pendant, après; à quoi faut-il penser?

Savez-vous comment s’organise une randonnée VTT? En fait, les bénévoles y travaillent six mois avant, et six mois après… Petite immersion au sein de mon club, où nous organisons chaque hiver le Beau Mollet, un randonnée VTT de 20, 30 ou 40 kilomètres! 

Organiser une rando VTT: avant le jour J

Si vous aussi vous organisez un évènement vélo, voici ma petite checklist des préparatifs… pour ne rien oublier!

  • Définir les parcours: plusieurs mois avant, il faut définir les parcours sur une carte, en respectant les directives de l’ONF, en faire les reconnaissances et les mesures à vélo (distance, dénivelé).
  • Avertir les instances officielles: cette étape est indispensable pour obtenir les autorisations obligatoires et faire de la communication (presse, web, fédération). Pour ce faire, il est nécessaire de créer l’affiche qui sera diffusée un peu partout et concevoir les bulletins d’inscription. Sans oublier de commander les plaques de cadre!
  • Démarcher les partenaires: ils doivent être démarchés chaque année, anciens comme nouveaux. C’est indispensable pour obtenir les lots de la tombola et un renfort dans la logistique.
  • Coordonner et gérer les ressources matérielles: dans les dernières semaines, cela permettra de mettre en place les différents balisages, les ravitaillements, l’accueil des randonneurs, les récompenses, la tombola etc.
  • Mettre à jour le site web: il doit être alimenté régulièrement pour mettre à disposition les infos utiles pour se rendre sur place, celles sur les parcours (cartographie, traces GPS) et les inscriptions (tarifs, bulletins individuels ou clubs).

La veille du jour J est consacrée à la mise en place des balisages des parcours par plusieurs équipes, de l’installation de l’accueil au gymnase (caisses, panneaux d’affichage, point restauration) et de la station de lavage des vélos.

DSC_0005Le jour J de la randonnée VTT

C’est l’effervescence dès 6h00, tous les bénévoles dédiés à leurs postes s’activent. Les patrouilleurs vérifiant le balisage tournent régulièrement sur différentes boucles. Ceux affectés aux caisses se tiennent prêts, les commissaires sur les parcours rejoignent les intersections à surveiller, les petites mains s’occupent de préparer des centaines de sandwichs.
Les personnes qui dirigent les randonneurs vers les parkings se rendent à leurs emplacements, les gens au ravitaillement sur les parcours font chauffer la soupe pour qu’elle soit bien chaude dès l’arrivée des premiers randonneurs matinaux.
Les photographes se placent aux endroits stratégiques pour essayer de ne manquer aucun participant. Les débaliseurs qui s’activeront dès le départ du dernier randonneur se préparent, tandis que les premiers vététistes s’affaireront à la station de lavage quelques heures plus tard à l’arrivée…
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Dès la clôture des inscriptions, le tirage au sort de la tombola et l’attribution des trophées sont lancés.
Ensuite, à la fin de la rando en milieu d’après-midi, il faut tout ranger, nettoyer…

Après la randonnée VTT

Il faut mettre en ligne sur le site web des centaines de photos, faire un inventaire des ressources utilisées, trier puis ranger tout le matériel qui resservira l’année prochaine.
Des courriers de remerciements sont envoyés aux partenaires et aux différentes instances officielles.
Enfin, on se réunit pour faire la synthèse sur le déroulement de la randonnée, on épluche et analyse les questionnaires des participants pour améliorer les points nécessaires de la prochaine édition.
Vous l’aurez donc compris mesdames, c’est grâce à tout le travail des bénévoles qu’une randonnée peut-être organisée…

La prochaine édition de l’évènement VTT « Beau Mollet » aura lieu le 17  janvier 2016 à Vélizy-Villacoublay (département des Yvelines en région Île-de-France). Retrouvez toutes les informations de l’évènement sur leur site internet!

 
Et vous mesdames, quels sont vos conseils pour l’organisation d’une randonnée vélo?

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